การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ
1) วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร
2) วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
3) วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน
4) วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้
1) การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2) ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
3) ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้
ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน
